Cuánto cuesta implantar IA en una pyme española
Cualquiera que te dé una cifra sin haber visto tu operativa se la está inventando. Lo que sí se puede decir es de qué depende, qué costes no suelen aparecer en la propuesta y cómo calcular si te sale a cuenta antes de pedir presupuesto.
Lo que vas a encontrar
Empiezo por lo que no te va a gustar: no hay tarifa.
Pero que no haya tarifa no significa que no se pueda razonar. Hay cuatro factores que mueven el precio, tres costes que casi nadie mete en la propuesta inicial y una cuenta que puedes hacer tú en diez minutos para saber si la conversación merece la pena.
Los cuatro factores que mueven el precio
1. A cuántos sistemas hay que conectarse
Es el factor que más cambia el presupuesto y el que menos se mira.
Un asistente que responde sobre una carpeta de documentos es un proyecto. El mismo asistente que además tiene que leer del ERP, escribir en el CRM y avisar por correo son tres integraciones, y cada integración trae su documentación, sus permisos, sus pruebas y su persona de contacto al otro lado.
Pregunta clave para tu proveedor: ¿vuestro ERP tiene API documentada? Si la respuesta es que no, o que la tiene el fabricante y cobra por darla, acabas de encontrar varios miles de euros que no estaban previstos.
2. El estado de vuestros datos
Esto es lo que más encarece y lo que más se subestima, sin competencia.
Un proyecto sobre documentación ordenada, con una única versión vigente de cada cosa y nombres de fichero coherentes, va rodado. El mismo proyecto sobre veinte años de carpetas compartidas, con tres versiones del mismo contrato y escaneos torcidos, es otro proyecto distinto con otro precio.
Y ojo con una trampa: ordenar eso no lo puede hacer el proveedor solo, porque hace falta alguien de dentro que sepa cuál de las tres versiones es la buena. Ese tiempo es vuestro y también cuesta dinero, aunque no salga en ninguna factura.
3. Si los datos pueden salir o no
Tres escenarios con tres precios muy distintos:
- Modelo comercial por uso. Lo más barato de arrancar y lo más potente. Pagas por consumo, sin inversión inicial en máquinas. Necesitas el contrato de encargado del tratamiento firmado y saber si tus datos se usan para entrenar.
- Modelo comercial alojado en Europa. Cuesta algo más por uso y resuelve buena parte de la conversación con la asesoría jurídica.
- Modelo abierto en un servidor vuestro. Nada sale de vuestra red. Hay una inversión inicial en hardware y alguien tiene que mantener esa máquina. Compensa con volumen sostenido o cuando la información no puede salir de ninguna manera: nóminas, historiales, contratos sensibles.
La diferencia entre el primero y el tercero no es de un 20 %. Es de categoría.
4. Cuántas personas lo van a usar y cuánta formación hace falta
Una herramienta que usan dos personas de administración y otra que usan cuarenta comerciales son proyectos distintos aunque la tecnología sea idéntica. Cambian la formación, el soporte de las primeras semanas y el trabajo de convencer a quien no quiere cambiar su forma de trabajar.
El estado de vuestros datos es lo que más encarece un proyecto y lo que más se subestima, sin competencia.
Los tres costes que no suelen estar en la propuesta
Ordenar la documentación antes de empezar. Ya lo he dicho arriba pero lo repito aquí porque es donde más veces he visto saltar un presupuesto. Si en la propuesta pone «el cliente aportará la documentación», eso es un trozo de proyecto sin presupuestar.
El mantenimiento del segundo año. El precio que te han dado es el de construirlo. El año siguiente hay licencias, consumo de modelos, soporte y actualizaciones. Me he encontrado casos donde el mantenimiento anual era un tercio de la implantación. No tiene por qué ser abusivo, pero cambia la decisión y conviene saberlo antes.
El tiempo de tu gente. Las entrevistas, las validaciones, las pruebas, la formación. No aparece en ninguna factura y es real. En un proyecto mediano pueden ser varias semanas repartidas entre tres o cuatro personas.
La cuenta que puedes hacer tú en diez minutos
Antes de pedir ningún presupuesto, calcula lo que te cuesta hoy el problema. Así:
- Cuántas personas dedican tiempo a ese proceso.
- Cuántas horas a la semana cada una.
- Cuánto cuesta esa hora, con seguros sociales incluidos.
Multiplica por cuarenta y seis semanas, que es un año descontando vacaciones, festivos y bajas. Eso es lo que te cuesta el problema cada año.
Un ejemplo real de los que más me encuentro: dos personas, cinco horas semanales cada una, veinte euros la hora. Son 460 horas al año y 9.200 euros. Esa es la cifra con la que comparar cualquier propuesta, y también la que te dice si merece la pena siquiera la conversación.
En la portada tienes la calculadora que hace esta cuenta con tus números.
Cómo se suele contratar
Tres formatos, y cada uno encaja en un momento distinto:
Proyecto cerrado. Alcance, fechas y precio fijos por escrito antes de empezar. Es el formato del diagnóstico y el de una primera implantación acotada. Lo que se salga del alcance se habla antes de hacerlo, no después.
Iguala mensual. Un número de horas al mes para asesoría, mejoras y soporte. Lo habitual a partir del segundo proyecto, cuando ya hay algo funcionando que mantener.
Bono de horas. Para cosas puntuales: revisar la propuesta de un proveedor, una segunda opinión, resolver una duda concreta.
Lo que no debería pasar nunca es recibir una factura sorpresa. Si el alcance estaba escrito, cualquier cambio se habla antes.
Una referencia de orden de magnitud
Con todas las reservas del mundo, porque depende de todo lo anterior: en una pyme española, un primer proyecto acotado y bien elegido se mueve en el entorno de unos pocos miles de euros, no de decenas. Si te llega una propuesta de cinco cifras para un primer paso, no significa que sea cara, pero sí que tienes que entender muy bien qué estás comprando.
Y al revés: desconfía también de lo demasiado barato. Una automatización de documentos por unos cientos de euros casi siempre significa que alguien va a conectar cuatro herramientas de las que se anuncian solas y marcharse. Eso funciona la primera semana.
Cómo evaluar la propuesta cuando llegue
Hay siete preguntas que le hago a cualquier presupuesto de IA, y ninguna requiere saber de tecnología. Las tienes en cómo leer el presupuesto de IA que te acaba de llegar.
Si solo te quedas con una: pide que te digan cómo sabremos dentro de tres meses si ha salido bien, y exige un número y una fecha. «Mejorar la eficiencia» significa que nadie va a poder decir nunca que el proyecto fracasó, y eso no te protege, te desprotege.
Si quieres la cifra de tu caso en vez de rangos generales, eso es lo que sale del diagnóstico. Media hora sin coste para ver si hay algo que merezca la pena, y si no lo hay te lo digo en esa misma llamada.
En tres líneas
- No hay tarifa, pero sí cuatro factores que mueven el precio: sistemas, datos, dónde pueden vivir y cuánta gente lo usa.
- Calcula primero lo que te cuesta el problema hoy. Esa cifra es con la que se compara cualquier propuesta.
- Pregunta siempre por el segundo año: el precio que te dan es el de construirlo, no el de tenerlo.